Rittenregistratie voor ondernemers met een auto van de zaak

Voor veel ondernemers is een auto van de zaak onmisbaar. Of het nu gaat om klantbezoeken, projectlocaties of leveringen: zakelijke mobiliteit hoort bij het dagelijks werk. Tegelijk brengt een auto van de zaak fiscale verplichtingen met zich mee. Een correcte rittenregistratie voor ondernemers is daarbij cruciaal, vooral wanneer privé- en zakelijk gebruik door elkaar lopen.

In dit artikel leggen we uit wanneer rittenregistratie verplicht is voor ondernemers, wat de Belastingdienst verwacht en hoe je problemen voorkomt.

Wanneer is rittenregistratie verplicht voor ondernemers?

Niet iedere ondernemer met een auto van de zaak is automatisch verplicht om een rittenregistratie bij te houden. De verplichting hangt samen met het gebruik van de auto en de fiscale keuzes die worden gemaakt.

Rittenregistratie is in ieder geval nodig wanneer:
•    Je minder dan 500 privékilometers per jaar rijdt en geen bijtelling wilt betalen
•    Je zakelijke kilometers wilt onderbouwen voor aftrek
•    Je werkt met wisselende ritten en locaties
•    De auto door meerdere personen wordt gebruikt

Zonder sluitende rittenregistratie kan de Belastingdienst alsnog bijtelling opleggen of zakelijke aftrek weigeren.

Wat moet een rittenregistratie voor ondernemers bevatten?

De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan de inhoud van een rittenregistratie. Per rit moeten minimaal de volgende gegevens worden vastgelegd:
•    Datum van de rit
•    Begin- en eindstand van de kilometerteller
•    Begin- en eindadres
•    Het karakter van de rit (zakelijk of privé)
•    Het doel van de rit (bij zakelijke ritten)
•    Eventuele afwijkende routes met toelichting

Bij ondernemers met meerdere voertuigen of gedeeld gebruik moet ook duidelijk zijn wie de auto heeft gebruikt.

Veelvoorkomende uitdagingen voor ondernemers

In de praktijk lopen ondernemers tegen verschillende problemen aan bij rittenregistratie:
Gebrek aan tijd
Ritten handmatig bijhouden schiet er vaak bij in, zeker tijdens drukke werkdagen.
Wisselende ritten en locaties
Ondernemers rijden vaak geen vaste routes, wat het lastig maakt om achteraf alles correct te reconstrueren.
Privé en zakelijk gebruik door elkaar
Zonder duidelijke registratie ontstaat snel discussie over wat zakelijk was en wat niet.
Onvolledige administratie
Vergeten ritten of ontbrekende kilometerstanden maken de registratie kwetsbaar bij controles.

Handmatig of automatisch registreren?

Ondernemers mogen hun rittenregistratie handmatig bijhouden, bijvoorbeeld in Excel of een schrift. Dit is toegestaan, maar in de praktijk foutgevoelig. Steeds meer ondernemers kiezen daarom voor automatische rittenregistratie, waarbij ritten automatisch worden vastgelegd via GPS, voertuigdata of een app.

Automatische registratie helpt bij:
•    Het voorkomen van vergeten ritten
•    Het vastleggen van correcte kilometerstanden
•    Het scheiden van privé en zakelijk gebruik
•    Het eenvoudig genereren van rapportages

Welke methode het beste past, hangt af van het aantal ritten, voertuigen en de gewenste mate van zekerheid.

Waarom rittenregistratie extra belangrijk is bij groei

Zodra een onderneming groeit en er meerdere auto’s of medewerkers bij komen, neemt de complexiteit snel toe. Wat bij één auto nog overzichtelijk lijkt, wordt bij meerdere voertuigen al snel onduidelijk. Een goede rittenregistratie vormt dan de basis voor grip op kosten, compliance en wagenparkbeheer.

Meer weten over hoe je je rittenregistratie correct bijhoudt?

Wil je precies weten hoe je je rittenregistratie als ondernemer goed en volgens de regels bijhoudt, inclusief praktische aandachtspunten en voorbeelden? Dan is het artikel van De Zaak een waardevolle aanvulling. Hierin wordt helder uitgelegd wat de Belastingdienst verwacht en waar ondernemers vaak de fout in gaan.

Lees het artikel